Учёт посещаемости занятий: журнал, таблица или приложение
Учёт посещаемости занятий нужен секции для трёх вещей: правильно списывать абонементы, считать зарплату тренеров и вовремя замечать, что ребёнок перестал ходить. Разберём, как вести журнал и когда пора перейти с бумаги на приложение.
Зачем отмечать каждого
Посещаемость — основа для денег и для удержания учеников.
- Абонементы. Если абонемент на 8 занятий, без отметок непонятно, сколько осталось. Спор с родителем «мы ходили только шесть раз» решается журналом.
- Зарплата тренеров. Когда тренер получает за проведённые занятия или за каждого ученика, отметки становятся основой расчёта.
- Удержание. Два пропуска подряд без причины — сигнал. Ребёнку стало скучно, неудобно расписание или семья выбирает другую секцию. Если позвонить сейчас, его ещё можно вернуть.
Журнал, таблица или приложение
| Бумажный журнал | Таблица (Excel, Google) | Приложение | |
|---|---|---|---|
| Отметка на занятии | быстро, если журнал под рукой | неудобно с телефона | 2–3 нажатия |
| Остаток абонемента | считать вручную | формулами, если настроить | сразу видно |
| Несколько тренеров и залов | журнал в одном экземпляре | доступ по ссылке, путаница с версиями | у каждого свой доступ |
| Пропуски подряд | надо листать | надо искать глазами | список сразу |
| Цена | тетрадь | бесплатно | абонентская плата |
Бумажный журнал подходит одному тренеру с 1–2 группами. Таблица — для секции, где учёт ведёт администратор за компьютером. Когда групп больше трёх, а тренеры отмечают детей прямо в зале, удобнее приложение.
Как вести журнал учёта посещаемости занятий
В любом формате договоритесь о правилах:
- Отмечайте в начале занятия. После тренировки половина отметок забывается.
- Используйте несколько статусов. «Был», «пропуск», «пропуск по болезни», «пробное занятие». Пропуск по болезни часто не списывают с абонемента, и это должно быть видно.
- Колонки в таблице. Имя ребёнка, телефон родителя, группа, абонемент (дата начала и число занятий), даты занятий, остаток.
- Заморозка. Если ребёнок уехал на две недели, отметьте период, иначе абонемент сгорит и будет конфликт.
- Проверка раз в неделю. Кто пропустил два занятия, у кого заканчивается абонемент, кто не оплатил.
Что написать родителю
После двух пропусков подряд:
Елена, здравствуйте! Миша пропустил два последних занятия по плаванию. Всё в порядке? Если неудобно время, есть группа по субботам в 10:00.
Когда абонемент заканчивается:
Здравствуйте! У Даши осталось одно занятие по абонементу. Продлить на следующий месяц? Стоимость прежняя — 4 000 ₽ за 8 занятий.
Такие сообщения не воспринимаются как реклама: родитель получает информацию, которой у него не было.
В «Учёте» для секций отметка посещения занимает два нажатия, абонементы на занятия или на срок ведутся там же, а родителю должника уходит напоминание. Если секция только открывается, начните со статьи «Как открыть спортивную секцию для детей».
