Учёт возвратной тары в доставке воды: как не терять бутыли и залоги
Учёт возвратной тары в доставке воды сводится к одному числу: сколько ваших бутылей сейчас стоит у каждого клиента. Если это число известно по каждому адресу, бутыли не теряются, а залоги не превращаются в споры.
Где пропадают бутыли
Тара уходит незаметно, по одной-две бутыли в неделю. Типичные причины:
- водитель привёз три полных, забрал одну пустую и не записал разницу;
- офис переехал или закрылся, а пять бутылей остались в старом помещении;
- клиент перестал заказывать, и тара стоит у него на балконе;
- бутыли перепутали с тарой другого поставщика;
- треснувшую бутыль выбросили, не списав.
Посчитайте на примере: если у вас 400 клиентов и у каждого десятого «зависло» по две бутыли, это 80 бутылей. При стоимости бутыли, скажем, 400 ₽ получается 32 000 ₽, которые лежат у клиентов без движения.
Что записывать по каждому клиенту
Для учёта тары хватит трёх полей в карточке клиента:
| Поле | Пример |
|---|---|
| Бутылей у клиента | 4 |
| Внесён залог | за 2 бутыли, 800 ₽ |
| Последний обмен | 28.10: привезли 2, забрали 2 |
После каждой доставки водитель отмечает, сколько полных привёз и сколько пустых забрал. Остаток пересчитывается сразу: было 4, привезли 3, забрали 1 — стало 6. Если число растёт от доставки к доставке, клиент копит тару, и об этом лучше узнать на второй бутыли, а не на десятой.
Залог: правила, которые снимают споры
Залог — самый простой способ вернуть деньги за невозвращённую тару. Чтобы он работал:
- Пропишите условия в договоре или на сайте. Сумма за бутыль, срок возврата, что считается повреждением.
- Выдавайте подтверждение. Чек, акт или сообщение клиенту: «Залог за 2 бутыли — 800 ₽ получен».
- Возвращайте залог так же легко, как берёте. Клиент отдал тару — вы вернули деньги или зачли их в следующий заказ.
- Решите, кто платит залог. Многие берут его с новых клиентов, а постоянным офисам с договором оставляют тару без залога.
С компаниями удобнее оформлять акт приёма-передачи тары: сколько бутылей передано, по какой цене их возмещают при потере. При закрытии договора акт сразу показывает, сколько тары должны вернуть.
Сверка и возврат зависшей тары
Раз в месяц отфильтруйте клиентов, которые не заказывали воду больше 30–45 дней, но у которых числится тара. Это главный источник потерь. Напишите им:
Здравствуйте! У вас остались 3 наши бутыли. Если вода пока не нужна, водитель заберёт их в четверг с 10 до 14, удобно? Залог 1 200 ₽ вернём сразу.
Ещё два правила для сверки:
- Сверяйте склад с клиентами. Бутыли на складе плюс бутыли у клиентов плюс списанные должны давать число, которое вы закупили.
- Списывайте с причиной. Трещина, утеря водителем, невозврат после закрытия офиса. Через полгода по причинам видно, где течёт.
Где ещё теряются деньги в этом бизнесе, мы разбирали в статье «Бизнес на доставке воды».
Таблица или приложение
Пока клиентов 30–50 и водитель один, хватит таблицы, если её заполняют в тот же день. Когда водителей двое и больше, таблица отстаёт: один записывает вечером, другой забывает. Учёт тары удобнее вести там же, где принимают заказы. В «Учёте» для доставки воды водитель отмечает обмен бутылей в телефоне при доставке, а тара и залоги по клиенту видны в его карточке.
