Учёт доходов и расходов в маленьком бизнесе: простая система на каждый день
Учёт доходов и расходов в маленьком бизнесе отвечает на главный вопрос: сколько вы зарабатываете на самом деле. Ниже — простая система: пять категорий, одна привычка на каждый день и 15 минут проверки в конце недели.
Правило первое: разделите личные и рабочие деньги
Пока выручка и зарплата лежат на одной карте, прибыль посчитать невозможно. Заведите отдельную карту или счёт только для бизнеса:
- все оплаты от клиентов приходят туда;
- все рабочие покупки идут оттуда;
- себе вы переводите фиксированную сумму раз в неделю или месяц, как зарплату.
Так в конце месяца остаток на рабочем счёте сам покажет, хватает ли денег на аренду и закупку.
Пять категорий вместо пятидесяти
Подробный учёт бросают через две недели. Начните с пяти категорий расходов:
| Категория | Что сюда входит |
|---|---|
| Материалы и товар | лаки, краска, цветы, бутыли, запчасти |
| Аренда и коммунальные | помещение, зал, электричество |
| Люди | зарплата, проценты мастерам и тренерам |
| Продвижение | листовки, реклама, фотосъёмка |
| Прочее | связь, программы, налоги, бензин |
Доходы делите по способу оплаты: наличные, карта или перевод, онлайн-оплата. Так проще сверить кассу с банковской выпиской.
Если через месяц в «Прочем» окажется больше 15–20 % всех расходов, разбейте его на две-три новые категории.
Привычка на каждый день: записывать сразу
Главная ошибка — восстанавливать расходы по памяти в конце месяца. Мелкие покупки на 300–500 ₽ забываются, а за месяц из них складываются тысячи.
Простое правило: оплата или покупка записывается в течение минуты. Клиент оплатил — отметили. Купили упаковку перчаток — сфотографировали чек и внесли сумму.
Что записывать о каждой операции:
- дату;
- сумму;
- категорию;
- короткий комментарий: «Ольга, окрашивание» или «закупка роз на базе».
Долги записывайте отдельно. Клиент, который обещал перевести 2 000 ₽ завтра, через неделю превращается в «вроде бы платил».
15 минут в неделю: проверка
Раз в неделю, например в воскресенье вечером, ответьте на четыре вопроса:
- Сколько пришло денег за неделю?
- Сколько ушло и на что больше всего?
- Кто должен и сколько?
- Хватит ли денег на ближайшие обязательные платежи: аренду, закупку, налог?
Раз в месяц посчитайте прибыль: доходы минус все расходы, включая налог. Пример: выручка 180 000 ₽, расходы 95 000 ₽, налог самозанятого 4 % с выручки — 7 200 ₽. Прибыль — 77 800 ₽. Сравните с прошлым месяцем.
Таблица, блокнот или приложение
Выбирайте то, чем будете пользоваться каждый день.
- Блокнот подходит, если операций меньше десяти в день. Минус: итоги считаете вручную.
- Таблица считает сама, но вносить в неё данные с телефона неудобно, и записи откладываются до вечера.
- Приложение для учёта расходов и доходов удобно, когда деньги связаны с клиентами: оплата отмечается вместе с визитом, долг виден в карточке клиента, отчёт за месяц собирается сам.
Если вы уже ведёте клиентов в CRM, проверьте, есть ли там раздел с деньгами: тогда отдельное приложение не понадобится. Чем CRM отличается от обычной таблицы, читайте в статье «Что такое CRM простыми словами».
